Verzuim is een pijnpunt voor zowel de werkgever als de werknemer. In dit artikel beschrijf ik de meest voorkomende thema’s waarmee je te maken kunt krijgen1.

Introductie Procesgang Wet Verbetering Poortwachter

Omdat ik vanuit de praktijk merk dat alle regels rondom verzuim niet altijd duidelijk zijn voor ondernemers met personeel, zet ik deze voor je op een rij.

Op deze pagina zal ik bespreken wat verzuim inhoudt en hoe de Procesgang Wet Verbetering Poortwachter werkt. Ik zal ook het belang van tweedespoorbegeleiding benadrukken en mijn samenwerking met Gvm Werkt! in Amersfoort bespreken. Verder zal ik de rollen van HR, leidinggevenden, de arbodienst en de bedrijfsarts uitleggen, evenals de verplichtingen van de werkgever en de werknemer. Daarnaast zal ik enkele voorbeelden geven van andere externe partijen die mogelijk betrokken zijn bij het proces.

Verzuimbegrippen

Verzuim betekent dat je niet kunt werken (”de bedongen arbeid” oftewel de functie die in de arbeidsovereenkomst staat) vanwege ziekte of letsel.

Verzuimbegeleiding richt zich maar op één taak: terugkeer naar de arbeidsmarkt van de werknemer in een andere functie of baan waarbij minstens 65 procent van het loon van de oude functie kan worden behaald.

Vanaf zes weken ziekte gaat de Wet Verbetering Poortwachter spelen. In deze wet worden de spelregels benoemd voor werkgever en werknemer inzake de re-integratie gedurende twee jaar. Gedurende deze periode, ook wel wachttijd genoemd, geldt een loondoorbetalingsverplichting. Dit is het loon (inclusief alle emolumenten) dat een werknemer verdiende op het moment van uitval. Het is dus zaak om ervoor te zorgen dat de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk kan. Laten we nu eens kijken naar de stappen die genomen moeten worden tijdens de eerste twee ziektejaren.

WIA: staat voor Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen en betreft de uitkering die iemand krijgt als hij door ziekte niet of minder kan werken. Rond de 89e ziekteweek ontvangt de werknemer een attenderingsbrief van UWV om de WIA aan te vragen. De WIA bestaat uit twee regelingen:

  • de WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten), bij langdurige ziekte en zicht op (deel)herstel in de toekomst;
  • de IVA (Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten), bij langdurige ziekte en een zeer kleine kans op herstel.

Stap 1: Verzuimmelding en zorgvuldige registratie (binnen één week)

Wanneer je ziek bent en niet kunt werken, is het belangrijk om dit zo snel mogelijk aan je werkgever te melden. Dit kan mondeling of schriftelijk gebeuren, pak bij voorkeur de telefoon en overleg met elkaar wat er WEL mogelijk is. De werkgever zal het verzuim zorgvuldig registreren en een verzuimregistratie bijhouden. Dit is de eerste stap in het verzuimproces.

Stap 2: Probleemanalyse en plan van aanpak (binnen zes weken)

Binnen zes weken na de verzuimmelding wordt er een probleemanalyse uitgevoerd. Hierbij zijn verschillende partijen betrokken, zoals HR, de arbodienst, de bedrijfsarts en mogelijk andere externe specialisten. Samen kijken ze naar de oorzaken van het verzuim en bespreken ze mogelijke oplossingen. Op basis hiervan wordt een plan van aanpak opgesteld, waarin staat welke stappen er moeten worden genomen om de werknemer te begeleiden bij het herstel en re-integratie.

Stap 3: Actieve begeleiding en ondersteuning (gedurende het verzuimproces)

Gedurende het verzuimproces moeten werkgever en werknemer actief betrokken zijn bij de begeleiding en ondersteuning. Er zal regelmatig contact moeten plaatsvinden tussen werknemer en werkgever om de voortgang te bespreken en eventuele aanpassingen aan het plan van aanpak te maken. Het eerste jaar zijn de inspanningen vooral gericht op het kijken of de werknemer ander werk binnen het eigen bedrijf kan uitvoeren (spoor 1), daarna moeten ook externe mogelijkheden verkend worden en is gericht op werkhervatting buiten het eigen bedrijf (spoor 2). Spoor 1 en spoor 2 kunnen door elkaar lopen.

Stap 4: Re-integratie en tweedespoorbegeleiding (wanneer terugkeer naar eigen functie niet mogelijk is)

Soms is het niet mogelijk om terug te keren in de oude functie. In dat geval komt ”tweedespoorbegeleiding” om de hoek kijken. Dit houdt in dat de werkgever een tweedespoor/outplacementtraject moet starten en Rebelski Peoplemanagement biedt deze ondersteuning via GvmWerkt!, een no nonsens bureau, centraal gevestigd in Amersfoort. Wij ondersteunen onder meer bij het vinden van ander passend werk en een ”Poortwachterproof” dossier. We helpen je bij het verkennen van nieuwe mogelijkheden en het sollicitatieproces, geheel conform de geldende wet- en regelgeving en via en beveiligde AVG-proof portal waar alle stappen inzichtelijk zijn voor arbodienst, werknemer en werkgever.

Specifieke verzuimvraagstukken bij ondernemers

Welke partijen spelen een rol tijdens het verzuimproces?

HR (Human Resources): HR speelt een belangrijke rol bij het verzuimproces. Ze zijn verantwoordelijk voor het administratieve gedeelte, zoals het bijhouden van verzuimregistraties en het coördineren van de samenwerking tussen verschillende partijen. Sommige bedrijven hebben hier een interne casemanager voor aangesteld of een vitaliteitsmedewerker.

Arbodienst: De arbodienst ondersteunt de werkgever en werknemer bij het verzuimproces. Ze zorgen voor contact met de bedrijfsarts en dat bepaalde documenten op tijd worden opgesteld. Ook kunnen ze bemiddelen tussen andere specialisten zoals werkplekonderzoek, bedrijfsmaatschappelijk werk of andere professionals die kunnen bijdragen aan herstel.

Bedrijfsarts: De bedrijfsarts beoordeelt de medische situatie en adviseert over de mogelijkheden voor re-integratie. Ze spelen een belangrijke rol bij het opstellen van het plan van aanpak en het monitoren van jouw gezondheid tijdens het verzuimproces. De bedrijfsarts is arbeidsrechtelijk ook de enige die ziekte kan vaststellen, niet de huisarts of specialist. Tijdens het herstel is het raadzaam de bedrijfsarts toestemming te geven voor inzage in het medisch dossier van de medewerker en contact te onderhouden met de behandelaars.

Leidinggevende: deze rol wordt vaak onderschat. Maar bij hen komt de ziekmelding als eerste binnen en zij kunnen door de juiste vragen te stellen al veel preventief doen.

Arbeidsdeskundige: rond het eerste ziektejaar verwacht het UWV dat er (naast een eerstejaarsevaluatie) een arbeidsdeskundige rapportage wordt opgesteld. De arbeidsdeskundige interviewt de werknemer, de werkgever (hr, leidinggevende, verzuimcoördinator of begeleider) en combineert dit met de adviezen van de bedrijfsarts. Dit resulteert in een rapport met een advies voor de komende periode. Vaak worden hier ook stappen in de richting van spoor 2 meegenomen.

In de afbeelding hieronder heb ik de tijdlijn Wet Verbetering Poortwachter en de meest voorkomende rolverdeling weergegeven:

Welke verplichtingen hebben werkgever en werknemer bij het verzuimproces?

Als werknemer heb je de verplichting om je in te zetten voor je herstel en mee te werken aan de re-integratie-inspanningen van de werkgever. Dit betekent dat je open moet communiceren, contact moet houden en de adviezen van de bedrijfsarts moet opvolgen en actief moet meedenken over mogelijkheden voor ander passend werk.

De werkgever heeft op zijn beurt de verplichting om actief mee te werken aan de re-integratie. Hij moet passend werk aanbieden als terugkeer naar eigen functie niet mogelijk is. Daarnaast moet je de stappen van de Procesgang Wet Verbetering Poortwachter volgen en samenwerken met externe partijen zoals GvMwerkt! als rond een jaar ziekte nog geen zicht is op herstel. De werkgever heeft ook een loondoorbetalingsverplichting van twee jaar. Sommige cao’s of arbeidsvoorwaarden bepalen dat het salaris (en alle emolumenten) 100% worden doorbetaald. Wettelijk gezien mag het loon niet onder het wettelijk minimum van 70% vallen.

Andere externe partijen die betrokken kunnen zijn:

Naast professioneel advies en begeleiding, tweedespoor/outplacementbureaus, HR, leidinggevenden, de arbodienst en de bedrijfsarts kunnen er nog andere externe partijen betrokken zijn, afhankelijk van de specifieke situatie. Dit kunnen bijvoorbeeld specialisten zoals fysiotherapeuten, psychologen of jobcoaches zijn. Ze spelen een rol bij het herstel en re-integratie, en werken samen om de juiste ondersteuning te bieden zodat de medewerker zo snel mogelijk weer (deels) aan het werk kan.

Wat is het verschil tussen het eerste en tweede spoor?

Het eerste spoor

Dit heeft te maken met de re-integratie binnen hetzelfde bedrijf. Hierbij wordt er gekeken naar mogelijkheden om terug te keren naar de eigen functie of ander passend werk binnen het bedrijf. De werkgever en werknemer werken samen om te kijken welke aanpassingen nodig zijn en welke ondersteuning geboden kan worden om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er aanpassingen worden gedaan aan de werkplek, werktijden of taken.

Het tweede spoor

Dit heeft betrekking op re-integratie buiten het eigen bedrijf. Als terugkeer naar werk binnen hetzelfde bedrijf niet mogelijk is, wordt er gekeken naar mogelijkheden buiten het bedrijf. Hierbij wordt er samen met een externe partij, gezocht naar ander passend werk bij een nieuwe werkgever. Dit kan betekenen dat de werknemer gaat solliciteren naar een andere baan en dat er begeleiding en ondersteuning wordt geboden bij het vinden van deze nieuwe werkplek of een werkervaringsplek.

Voor zowel het eerste als het tweede spoor moeten zowel de werkgever als de werknemer inspanningen leveren en het dossier moet ”Poortwachterproof” zijn. Daarom is het goed om actief solliciteren zo vroeg mogelijk toe te passen in het traject. UWV toetst met name op deze inspanningen en ze wegen zwaar.

Hoe ziet een tweedespoortraject eruit?

Een gemiddeld tweedespoortraject duurt zes maanden, maar wordt ook wel aangegaan voor acht, tien of twaalf maanden.

Het traject is over het algemeen opgedeeld in fasen en tussentijds wordt periodiek gerapporteerd richting werkgever.

  • Diensten fase 1: intake en opstellen werkhervattingsplan, persoonsprofiel opstellen (wie ben ik?);
  • Diensten fase 2: beroepsprofiel opstellen, vaardigheden in kaart brengen (wat kan ik?);
  • Diensten fase 3: Jobhunting, nazorg en eindrapportage.

De werkgever moet:

  1. Actief meewerken aan de re-integratie van de werknemer.
  2. Mogelijke aanpassingen binnen het bedrijf onderzoeken en implementeren.
  3. Samenwerken met externe partijen om de re-integratie te faciliteren.
  4. Het proces volgen zoals beschreven in de Wet Verbetering Poortwachter.
  5. Zorgen voor goede communicatie en afstemming met de werknemer en andere betrokken partijen.

De werknemer moet:

  1. Zich inzetten voor zijn/haar herstel en re-integratie.
  2. Actief meedenken over mogelijkheden voor terugkeer naar werk, zowel binnen als buiten het eigen bedrijf.
  3. Open communiceren en contact houden over de beperkingen en mogelijkheden op het gebied van werk.
  4. De adviezen en begeleiding van de bedrijfsarts en andere betrokken partijen opvolgen.
  5. Meewerken aan eventuele aanpassingen op de werkplek.

Partijen die kunnen helpen bij het eerste en het tweede spoor zijn onder andere:

  1. Bedrijfsarts: De bedrijfsarts beoordeelt de medische situatie en adviseert over re-integratiemogelijkheden.
  2. Arbodienst: De arbodienst ondersteunt de werkgever en werknemer bij het verzuimproces en de re-integratie-inspanningen.
  3. Arbeidsdeskundige voor de uitvoering van een arbeidsdeskundig onderzoek.
  4. HR: HR speelt een belangrijke rol bij het coördineren van de re-integratie-inspanningen en het administratieve gedeelte.
  5. Externe partijen zoals GvMWerkt! Deze partijen zijn gespecialiseerd in re-integratie en kunnen helpen bij het vinden van ander passend werk en begeleiden bij sollicitaties.

Wat is een arbeidsdeskundig onderzoek?

Een arbeidsdeskundig onderzoek is een onderzoek dat wordt uitgevoerd om de mogelijkheden tot (re-)integratie van een werknemer in het arbeidsproces te beoordelen. Het richt zich op het vaststellen van de belastbaarheid van de werknemer en het beoordelen van zijn of haar mogelijkheden om aan het werk te gaan of te blijven. Doorgaans wordt dit rond het eerste ziektejaar uitgevoerd en volgt een advies richting tweede spoor.

Arbeidsdeskundige onderzoeken worden meestal uitgevoerd in het kader van verzuimbegeleiding, bijvoorbeeld wanneer een werknemer langdurig ziek is geweest of niet meer in staat is om zijn huidige functie uit te voeren. Het onderzoek helpt om te bepalen welke stappen er genomen kunnen worden om de werknemer weer aan het werk te krijgen, al dan niet in aangepaste vorm.

Het doel van een arbeidsdeskundig onderzoek is om advies te geven aan de werkgever, werknemer en eventueel de bedrijfsarts over de mogelijkheden voor (re-)integratie. Het onderzoek richt zich onder andere op het inventariseren van de belastbaarheid van de werknemer, het opstellen van een re-integratieplan en het adviseren over eventuele aanpassingen op de werkvloer.

Kortom, een arbeidsdeskundig onderzoek wordt uitgevoerd om in kaart te brengen wat de mogelijkheden zijn voor werkhervatting of re-integratie van een werknemer na ziekte of arbeidsongeschiktheid.

Welke rol heeft het UWV in het verzuimproces?

De rol van UWV en verplichte documenten:

UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) is een instantie die een rol speelt bij de beoordeling van de re-integratie-inspanningen en het eventueel toekennen van een uitkering. Tijdens het verzuimproces moeten bepaalde documenten worden aangeleverd, zoals de probleemanalyse, het plan van aanpak en de evaluaties daarvan. Is de werkgever eigen risicodrager? Dan moet je de medewerker rond de 42e week ziekgemeld worden bij UWV, dit heet ”de 42e weekmelding”. Na een jaar ziekte moet de eerstejaarsevaluatie zijn opgesteld.

Deze documenten zijn belangrijk voor de beoordeling door UWV na twee jaar ziekte, ook wel ”einde wachttijd” genoemd. Het is belangrijk dat alle stappen en de bijbehorende documenten opgeslagen zijn. Rond de 89e ziekteweek stuurt UWV een uitnodiging naar de medewerker om de WGA-aanvraag te doen. Doorgaans wordt de aanvraag samen met de werkgever en of arbodienst ingevuld. Dan zal UWV het dossier beoordelen en zal de medewerker door een arts van UWV worden uitgenodigd bij een verzekeringsarts van UWV om het arbeidsongeschiktheidspercentage te bepalen. Dan volgt een uitspraak. Voldoet het dossier niet, dan loopt de werkgever het risico op een penalty van UWV, zoals nog een jaar loon doorbetalen en re-integratie inspanningen.

Wat is een deskundigenoordeel?

Wat als werkgever of werknemer het niet eens zijn over hoe het proces verloopt?

Zowel de werkgever als de werknemer kan bij UWV een deskundigenoordeel aanvragen. Dit is een tussentijdse toets door UWV. De kosten voor de werknemer moeten worden betaald door de werkgever.

Handige tool voor procesgang vanaf eerste ziektedag

De website van GvMWerkt! biedt een handige tool om de stappen concreet te maken.

Met deze tool van gvmwerkt.nl kan het hele verzuimproces en alle belangrijke data concreet gemaakt worden.

Conclusie

Langdurig verzuim is een uitdagende en periode die in de kosten loopt, zeker in deze tijd waarin we voor grote mentale uitdagingen staan, maar met de juiste ondersteuning kunnen we de weg naar duurzaam herstel en re-integratie bewandelen. Door professionele begeleiding in te schakelen kan jij je bezig houden met ondernemen en wordt jou een hoop ”gedoe” uit handen genomen.

HR, leidinggevenden, de arbodienst, de arbeidsdeskundige, UWV en de bedrijfsarts spelen belangrijke rollen. Zowel de werkgever als de werknemer hebben verplichtingen. Met de hulp van diverse externe partijen streven we naar een succesvolle re-integratie.

Samen kunnen we werken aan een positieve re-integratie-ervaring en een gezonde toekomst op de werkvloer.

Neem gerust contact met me op als je nog vragen hebt.

  1. Dit artikel is gebaseerd op mijn persoonlijke ervaringen in mijn vakgebied, ik ben geen officiële instantie. De inhoud heb ik zorgvuldig gecontroleerd. Mochten er onverhoopt onjuistheden in staan kan ik daar niet aansprakelijk voor gesteld worden. Voor meer informatie verwijs ik naar de algemene voorwaarden en mijn disclaimer over het gebruik van mijn site. ↩︎